 |
| Over de Audit 2022 |
Stichting de Thuiskopie voert jaarlijks een audit uit, conform het Controleprotocol Thuiskopieregeling en artikel 10 van de incasso-overeenkomst die u met ons als contractant heeft afgesloten.
Op grond hiervan is het mogelijk om op twee manieren aan de contractuele verplichting te voldoen:
- Het aanleveren van een rapportage-set op basis waarvan Thuiskopie kan beoordelen of de contractant aan haar verplichtingen heeft voldaan.
- Het verstrekken van een controleverklaring van een geaccrediteerd accountant waarin wordt verklaard dat de contractant aan de contractuele verplichtingen heeft voldaan.
Het is belangrijk dat Stichting de Thuiskopie de controle adequaat kan uitvoeren. Het niet direct en tijdig aanleveren van de volledige informatie heeft consequenties voor de hoogte van uw vergoeding bij de afronding van de Audit. Ook het niet of niet tijdig aanleveren van de gevraagde nadere informatie n.a.v. de ontvangen auditgegevens kan leiden tot een lagere of geen vergoeding zoals genoemd in Artikel 11 van de incasso-overeenkomst.
De volgende criteria zijn bepalend voor het vaststellen van de hoogte van de vergoeding:
- Het juist en tijdig aanleveren van de opgaven via de portal (conform Artikel 4 lid 1 en lid 2 van de incasso-overeenkomst);
- Tijdige en volledige betaling van alle facturen (conform Artikel 5 van de incasso-overeenkomst);
- Het tijdig aanleveren van een volledige rapportage-set of onafhankelijke controleverklaring (conform het controleprotocol).
Wij merken dat de gegevens die worden aangeleverd, te vaak op verschillende manieren worden aangeleverd en daardoor lastig te interpreteren zijn. Hoewel wij begrip hebben voor het feit dat niet ieder bedrijf zijn administratie op dezelfde wijze heeft ingericht, vragen wij u nadrukkelijk alleen de door Thuiskopie beschikbaar gestelde rapportage-set te gebruiken.
Alleen op deze manier kunnen wij ervoor zorgen dat u sneller het eindresultaat van uw audit tegemoet kunt zien en de eventueel bijbehorende vergoeding op tijd kunt ontvangen.
Heffingsvrije leveringen in verband met professioneel gebruik
Stichting de Thuiskopie komt regelmatig heffingsvrije uitleveringen tegen van contractanten aan professioneel gebruikers zoals bijvoorbeeld scholen, universiteiten en gemeenten. Dit is echter alleen toegestaan mits het daadwerkelijk om professioneel eindgebruik van de betreffende instantie zélf gaat. Producten die uiteindelijk door professioneel gebruikers ter beschikking worden gesteld aan particulieren (studenten, scholieren) kunnen niet heffingsvrij worden geleverd.
Heffingsvrije leveringen tussen contractanten
Contractanten dienen onderling goed met elkaar af te stemmen dat er heffingsvrij geleverd wordt en om welke producten dat gaat. De verkopen van alle heffingsvrij ontvangen producten moeten door de contractant meegenomen worden in hun opgaven.
In de rapportage-set dient u een duidelijk onderscheid te maken tussen alle heffingsvrije leveringen aan professioneel gebruikers, heffingsvrije leveringen aan andere contractanten van Thuiskopie en een overzicht van alle heffingsvrije exporten.
Audit 2022
Binnenkort ontvangt u de uitnodiging om deel te nemen aan de audit voor het jaar 2022.
Wanneer u opteert om een controleverklaring van een externe accountant te leveren, verandert er voor u niets. U stuurt deze in samen met de ondertekende jaaropgave van het betreffende auditjaar.
Als u echter de gegevens als rapportage-set wilt leveren, dient u met betrekking tot de audit voor 2022 te voldoen aan de volgende drie voorwaarden:
1. Het volledig invullen en tijdig insturen van de auditrapportage. Dit kan alleen via het vastgestelde format in Excel. U vult alle voor uw bedrijf relevante tabbladen in. Dit format zal worden meegezonden met de uitnodiging en hiervan kunt u niet afwijken! De deadline voor het versturen van alle relevante gegevens aan Thuiskopie is gesteld op 1 juli 2023;
2. Het meezenden van een volledig ingevulde en ondertekende directieverklaring. Deze is te downloaden via bijgaande link en ook te vinden op onze website onder ‘Documenten’ en het hoofdstuk ‘Audit Documenten’;
3. Het meezenden van een ondertekende jaaropgave. Deze kunt u vinden in uw eigen portalomgeving onder ‘Audit’.
Wanneer er sprake is van een jaarcorrectie, dient u deze eerst via de portal in te dienen en nadat deze door Thuiskopie is verwerkt, kunt u de gecorrigeerde jaaropgave uploaden en ondertekend aan ons retour zenden.
Let op!: in de jaarcorrectie voert u alleen de verschillen in!
Wij rekenen op uw medewerking.
Voor vragen hierover zijn wij bereikbaar via email audit@thuiskopie.nl. |
|
 |
|
|
|
